W dzisiejszym technologicznie ewoluującym krajobrazie biznesowym wirtualne biura stały się przełomem dla start-upów i MŚP. Oferują fizyczny adres i usługi związane z biurem, takie jak odbieranie telefonów, wideokonferencje i sale konferencyjne, bez konieczności angażowania się w dedykowaną przestrzeń biurową.

Czytaj dalej, aby dowiedzieć się więcej na ten temat. Wyjaśnimy nie tylko to, czym w rzeczy samej jest wirtualne biuro, ale też jakie usługi dodatkowe oferuje - by dobrze rozeznać się w tym, które mogą być najbardziej przydatne dla Ciebie i Twojego biznesu.

Wirtualne biura pełne możliwości - na jakie usługi warto zwrócić szczególną uwagę?

Wirtualne biuro może być znacznie więcej niż tylko adresem do rejestracji firmy – wiele zależy od tego, czego realnie potrzebujesz w codziennym prowadzeniu działalności.

Poniżej znajdziesz zestawienie najczęściej oferowanych usług dodatkowych w biurach wirtualnych – uwzględniliśmy podział na te usługi dodatkowe, które naprawdę się przydają i te, które mają bardziej opcjonalny charakter.

Biuro wirtualne - przydatne usługi dodatkowe:

➔        Odbiór i skanowanie korespondencji - dzięki temu nie musisz fizycznie pojawiać się w biurze – otrzymujesz maile z podglądem korespondencji. Jest to przydatne zwłaszcza dla osób pracujących zdalnie lub prowadzących firmę z innego miasta/kraju.

➔        Przekazywanie korespondencji -  jeśli pojawia się fizyczna poczta (umowy, dokumenty z urzędów) – to wygodna opcja. Podczas rozważania tej opcji zwróć uwagę czy koszt przesyłki jest wliczony czy dodatkowo płatny w ramach pakietu wirtualnego biura.

➔        Obsługa telefoniczna / wirtualna sekretarka - idealne rozwiązanie, jeśli nie chcesz podawać prywatnego numeru lub chcesz profesjonalnej obsługi klienta. W ramach tej usługi zyskujesz między innymi: numer stacjonarny, przekierowania, odbieranie połączeń, zostawianie notatek. To bardzo dobre wizerunkowo rozwiązanie.

➔        Dostęp do sali konferencyjnej - ta usługa przyda Ci się zawsze wtedy, gdy spotykasz się z klientami lub potrzebujesz miejsca na spotkania firmowe. Rozmawiając na ten temat z dostawcą usług koniecznie dopytaj ile godzin miesięcznie jest w cenie oraz czy trzeba rezerwować z wyprzedzeniem.

Biuro wirtualne - opcjonalne usługi dodatkowe:

●       Możliwość wynajmu biurka/coworku na godziny - bardzo dobra opcja, jeśli czasem chcesz popracować poza domem. Jednak niekoniecznie jest to must have w pakiecie biura wirtualnego dla osób działających w pełni zdalnie.

●       Własna linia faksowa - opcja obecnie prawie nieużywana – chyba że obsługujesz bardzo tradycyjne branże (np. niektóre urzędy, prawnicy).

Usługi dodatkowe w wirtualnym biurze - jak wybrać to, co Ci się przyda?

Zanim zdecydujesz się na konkretny pakiet wirtualnego biura, warto przeanalizować swoje potrzeby. To może Ci pozwolić na uniknięcie przepłacania za zbędne funkcje i jednocześnie zapewni to, czego z całą pewnością szukasz: wygodę codziennego działania prowadzonego biznesu.

Celem rozeznania zadaj sobie pytania typu:

1.      Czy potrzebuję fizycznej obecności (np. sali spotkań)?

2.      Czy dostaję dużo korespondencji? Jakiej?

3.      Czy klienci lub urzędy muszą się ze mną kontaktować telefonicznie?

4.      Czy zależy mi na wizerunku (np. prestiżowy adres, sekretarka)?

5.      Czy chcesz wszystko zdalnie, czy czasem bywasz w mieście biura?

Pamiętaj też, że wchodząc we współpracę z renomowanym dostawcą usług wirtualnego biura - jakim jest z całą pewnością Vimar Office, zawsze możesz skorzystać z konsultacji i fachowego doradztwa, aby znaleźć dla siebie i swojego biznesu najbardziej dogodne rozwiązanie.