Pierwszy kontakt klienta z Twoją firmą prawdopodobnie będzie miał miejsce przez telefon – a pierwsze wrażenie jest najważniejsze! Dlatego właśnie renomowane biura wirtualne stawiają sobie jako priorytet troskę o to, by połączenia od klientów były odbierane szybko, 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu.

Zastanawiasz się, w jaki sposób wirtualna recepcjonistka może pomóc Twojej firmie stać się bardziej wydajną? Czytaj dalej i dowiedz się, w jaki sposób Twoja firma może skorzystać z tej usługi w ramach wirtualnego biura.

Wirtualna sekretarka do usług - to znaczy?

Sekretarka dostępna w ramach usług wirtualnego biura zapewnia obsługę telefoniczną na wysokim poziomie. To gwarantuje, że każde połączenie zostanie właściwie obsłużone, czy wedle ustaleń - przekierowanie. Na pewno sam dobrze wiesz, jak wiele można stracić czasu na rozmowy telefoniczne, ale oczywiście nie chcesz też stracić cennych klientów, którzy tych rozmów potrzebują.

Dlatego właśnie zlecając obsługę połączeń do wirtualnego biura, takiego jak Vimar Office - możesz mieć pewność, że zatrudniony tam wysoko wykwalifikowany personel nigdy nie przegapi połączenia. Zyskasz w uczciwej cenie nie tylko prestiżowy adres dla Twojej firmy, ale też najwyższe standardy profesjonalizmu. Dodatkowo decydując się na taką usługę wiesz też, że Twoi klienci są w bezpiecznych rękach.

Obsługa telefoniczna w wirtualnym biurze - sposób działania

Usługa obsługi telefonicznej w wirtualnym biurze zwykle nie ogranicza się wyłącznie do odbierania połączeń od klientów. Najczęściej możesz też liczyć na w pełni spersonalizowaną obsługę - dostosowaną do Twoich potrzeb, która może obejmować (ale nie ogranicza się do), takie elementy jak:

➔        Usługa odbierania telefonów – wirtualna sekretarka może przyjąć dane Twoich rozmówców i przekazać wiadomości lub przekierować połączenie do Ciebie, jeśli jesteś dostępny.

➔        Natychmiastowe powiadomienia e-mail i SMS –  niektóre wirtualne biura oferują również w formie usługi dodatkowej automatyczne i natychmiastowe powiadomienia za pośrednictwem wiadomości SMS i e-mail, dzięki czemu możesz pozostać na bieżąco ze wszystkimi interakcjami z klientami, które są obsługiwane w Twoim imieniu.

➔        Zarządzanie kalendarzem i administracja – usługi wirtualnej sekretarki najczęściej nie ograniczają się do obsługi połączeń. Wirtualni asystenci mogą zarządzać Twoim kalendarzem, planować spotkania i wykonywać inne codzienne zadania administracyjne zgodnie z poczynionymi z Tobą ustaleniami.

Dlaczego warto korzystać z obsługi telefonicznej wirtualnego biura?

Wiele firm przechodzi na usługi wirtualnego biura w ramach obsługi telefonicznej, ponieważ oferują one wiele korzyści. Spójrzmy na kilka z nich, abyś mógł lepiej zrozumieć, jak wirtualna usługa telefoniczna może pomóc również Twojej firmie.

Korzystanie z obsługi telefonicznej wirtualnego biura to rozwiązanie, które przynosi wiele korzyści, zwłaszcza małym firmom, freelancerom i startupom. To nie tylko wygoda i oszczędność czasu, ale przede wszystkim sposób na budowanie profesjonalnego wizerunku i lepszą obsługę klienta. Dzięki obsłudze telefonicznej, wszystkie połączenia do Twojej firmy są odpowiednio odebrane przez wykwalifikowaną recepcjonistkę lub operatora. Dla rozmówców to sygnał, że Twoja firma jest dobrze zorganizowana i dostępna — również wtedy, gdy w danej chwili jesteś na spotkaniu, pracujesz zdalnie czy nawet przebywasz za granicą.

Dla wielu małych i średnich przedsiębiorców to krok w stronę większej efektywności i sukcesu – bez konieczności inwestowania w tradycyjną infrastrukturę biurową.