Czy wiesz, że decydując się na wirtualne biuro zyskujesz adres, na który można wysyłać wszystkie dokumenty Twojej firmy? Zasadniczo pozwala to właścicielom firm i freelancerom pracować gdziekolwiek, kiedykolwiek i w jakimkolwiek charakterze chcą. Zarejestrowanie adresu wirtualnego biura oznacza również, że Twoje dokumenty będą przechowywane wydajnie i bezpiecznie. Pozwala to również oddzielić sprawy biznesowe od osobistych – dzięki czemu prowadzenie firmy staje się płynniejsze.

Czytaj dalej, a rzucimy więcej światła na to, dlaczego warto zdecydować się na trzymanie dokumentów w biurze wirtualnym, takim jak Vimar Office.

Wirtualne biuro wsparciem w dobie licznych zagrożeń związanych z nieodpowiednim przechowywaniem dokumentów

Przede wszystkim w tym miejscu należy uświadomić sobie, że brak fizycznego dostępu do dokumentów nie eliminuje ryzyka ich utraty, kradzieży czy nieautoryzowanego dostępu. Wśród głównych zagrożeń warto wymienić:

●       Cyberataki – np. phishing, malware, ransomware.

●       Utrata danych – na skutek awarii sprzętu, błędu ludzkiego lub niewłaściwego backupu.

●       Brak zgodności z RODO – niewłaściwe przetwarzanie danych osobowych może skutkować wysokimi karami.

●       Nieautoryzowany dostęp – np. gdy dokumenty przesyłane są e-mailem bez szyfrowania.

Dzisiaj zdecydowana większość dokumentacji i komunikacji odbywa się drogą elektroniczną, ale biura wirtualne obsługują również korespondencję tradycyjną  – to wiąże się z koniecznością stosowania odpowiednich zabezpieczeń dla każdego rodzaju danych.

W jaki sposób biura wirtualne dbają o bezpieczne przechowywanie danych - fizycznych i cyfrowych?

Biura wirtualne dbają o bezpieczne przechowywanie i przekazywanie zarówno danych cyfrowych, jak i fizycznych, stosując zaawansowane technologie oraz procedury ochrony informacji.

Najważniejsze elementy to:

➔         szyfrowanie danych,

➔        monitorowanie dostępu,

➔        bezpieczne przechowywanie fizycznej korespondencji,

➔        niszczenie dokumentów papierowych - na życzenie.

Dodatkowo, wirtualne biura wprowadzają polityki bezpieczeństwa, które pomagają minimalizować ryzyko wycieku lub utraty danych. Dzięki tym wszystkim środkom, biura wirtualne zapewniają swoim klientom pożądane bezpieczeństwo danych i równocześnie zgodność z przepisami prawa.

Wszystko to odbywa się z zachowaniem odpowiednich procedur ochrony danych, co pozwala na bezpieczne i efektywne zarządzanie dokumentacją w biurze wirtualnym.

Jak odbywa się przekazywanie dokumentów z biura wirtualnego?

Jednym z najczęstszych sposobów przekazywania dokumentów cyfrowych jest użycie platform chmurowych, takich jak Google Drive lub specjalistyczne rozwiązania biznesowe z dodatkowymi funkcjami szyfrowania i kontrolowania dostępu.

Dokumenty mogą być również wysyłane bezpośrednio do klienta lub dostawcy za pomocą e-maila. W przypadku przesyłania dokumentów w formie cyfrowej (np. plików PDF, Word) wirtualne biuro musi zadbać o takie elementy jak:

➔        Szyfrowanie e-maila (tylko adresat może odczytać przesyłane dokumenty)

➔        Hasło do załącznika (w przypadku przesyłania szczególnie wrażliwych danych)

Jeśli chodzi o przekazywanie dokumentów fizycznych najczęściej biuro wirtualne odbiera korespondencję papierową, skanuje ją i przesyła klientowi w formie plików cyfrowych (np. PDF). Możliwa jest również wysyłka fizyczna - najczęściej z wykorzystaniem zaufanej firmy kurierskiej.

Część biur wirtualnych oferuje również usługę przechowywania fizycznych dokumentów, z których klient może skorzystać w razie potrzeby. Dokumenty są przechowywane w bezpiecznych pomieszczeniach, a klient może je odebrać osobiście lub poprosić o ich dostarczenie na życzenie.