Czy Ty również zainteresowałeś się opcją wirtualnego biura? Nic dziwnego! To coraz popularniejsze rozwiązanie wśród przedsiębiorców, zwłaszcza freelancerów, startupów i firm działających w modelu zdalnym. Oferuje tak wiele: możliwość rejestracji firmy pod prestiżowym adresem, obsługę korespondencji czy też dostęp do sal konferencyjnych – a to wszystko bez konieczności fizycznego wynajmu lokalu.

Pojawia się jednak pytanie: czy koszty wirtualnego biura można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu? W tym artykule spróbujemy znaleźć odpowiedź na pytanie.

Koszty uzyskania przychodu - definicja

Zanim przejdziemy do samego wirtualnego biura spróbujmy wyjaśnić bliżej kwestię samych kosztów firmowych. Zgodnie z definicją zawartą w art. 22 ustawy o PIT, kosztem uzyskania przychodu są wszelkie wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem wydatków wyraźnie wykluczonych przez ustawę.

Innymi słowy – jeśli dany wydatek jest racjonalnie uzasadniony i związany z działalnością gospodarczą, to jak najbardziej może zostać zaliczony do kosztów firmowych, obniżając podstawę opodatkowania.

Dlaczego koszt wirtualnego biura może być zwykle brany pod uwagę w przypadku rozliczania kosztów firmowych?

➔    umożliwia zarejestrowanie działalności gospodarczej pod adresem biura,

➔    zapewnia obsługę korespondencji firmowej, co wpływa na prawidłowe funkcjonowanie firmy,

➔    często obejmuje również dostęp do infrastruktury biurowej (np. sali konferencyjnej), która może być wykorzystywana do celów biznesowych.

Jeśli korzystasz z usług wirtualnego biura na podstawie umowy najmu lub świadczenia usług, a wszystkie ponoszone z tego tytułu opłaty są udokumentowane fakturą VAT wystawioną na dane firmy i oczywiście biuro to faktycznie służy celom działalności (np. rejestracja firmy, obsługa klientów, korespondencja) - możesz to wrzucić do kosztów firmowych.

Kiedy Urząd Skarbowy może zakwestionować chęć wrzucenie kosztów wirtualnego biura do rozliczenia?

Przede wszystkim należy pamiętać, że każda sytuacja jest indywidualna, a urząd może zażądać dodatkowych wyjaśnień lub dokumentów.

Jest jednak kilka konkretnych przypadków, które właściwie zawsze prowadzą do problemów w zakresie rozliczenia kosztów wirtualnego biura w kosztach firmowych:

➔        Brak dowodów na to, że biuro było wykorzystywane do celów firmowych (np. korespondencja, umowy, spotkania).

➔        Adres wirtualnego biura nie jest zgłoszony jako siedziba lub miejsce prowadzenia działalności.

➔        Działalność firmy nie jest rzeczywiście prowadzona (np. firma nie wykazuje przychodów).

Jeśli jednak sytuacja jest jasna - warto też mieć świadomość, w jaki sposób księguje się już w praktyce koszt wirtualnego biura. Zwykle przybiera to formę tzw. usługi obcej – najczęściej w kolumnie 13 KPiR (jeśli prowadzisz książkę przychodów i rozchodów). Alternatywnie, można też uwzględnić w deklaracjach VAT (jeśli jesteś VAT-owcem), ale uwaga - pod warunkiem, że faktura zawiera VAT i usługa ma związek z działalnością opodatkowaną.

Koszty wirtualnego biura a koszty firmowe - skorzystaj z profesjonalnej pomocy!

Podsumowując, odpowiadamy: TAK– koszt wirtualnego biura można wrzucić w koszty firmowe, o ile spełnia on podstawowe warunki. Natomiast, jeśli masz w tym polu jakiekolwiek wątpliwości, warto skonsultować się z księgowym lub doradcą podatkowym – szczególnie przy większych kwotach lub w razie kontroli.  W kwestiach podatkowych po prostu nie ma miejsca na intuicję, domysły, czy przypadek i dlatego warto wziąć ten temat w swoje ręce.