Czy wirtualne biuro jest legalne? Fakty i mity o rejestracji firmy

Zainteresowała Cię koncepcja wirtualnego biura, ale być może zastanawiasz się, czy korzystanie z tego rodzaju alternatywy dla tradycyjnej siedziby firmy jest legalne? Krótko mówiąc, odpowiedź brzmi: tak. Wirtualne biura są całkowicie legalne i cieszą się dużym zainteresowaniem wśród freelancerów, MŚP i firm, które działają zdalnie. To rozwiązanie nie tylko odpowiada na potrzeby nowoczesnego rynku, ale również wpisuje się w ramy obowiązującego prawa.

Jednak, aby jeszcze lepiej wyjaśnić ten temat - przeprowadzimy Cię przez fakty i mity związane z koncepcją wirtualnego biura w świetle prawa. Zdobędziesz dzięki temu wiedzę, która pomoże Ci uniknąć błędów przy zakładaniu firmy.

Jakie kwestie prawne dotyczą biur wirtualnych?

Ze względu na rosnącą popularność biur wirtualnych i konieczność zachowania przejrzystości korporacyjnej niektórzy właściciele firm mogą wahać się przed przeprowadzką. Chociaż tak jak zaznaczyliśmy na początku - biura wirtualne są całkowicie legalne - to podlegają one surowym regulacjom. Ich celem jest zapewnienie, że działalność gospodarcza prowadzona pod takim adresem rzeczywiście istnieje i działa zgodnie z przepisami. Z tego powodu niezwykle ważne jest, aby wybrać renomowanego dostawcę usług wirtualnego biura, takiego jak Vimar Office.

O jakich kwestiach prawnych należy pomyśleć przed podpisaniem umowy?

➔        forma prawna

➔        dane biura

➔        rejestracja adresu

➔        obsługa korespondencji

➔        ochrona danych osobowych (RODO)

➔        czas trwania umowy

Tego rodzaju zakres kwestii prawnych i praktycznych może mieć znaczący wpływ na bezpieczeństwo i funkcjonowanie Twojej firmy. Teraz czas na obiecane fakty i mity dotyczące tego zagadnienia.

Fakt #1 Wirtualne biuro jest legalne – pod pewnymi warunkami

W polskim prawie nie ma przepisu zakazującego korzystania z wirtualnego biura jako adresu rejestrowego firmy. Musisz jednak zadbać o tytuł prawny do lokalu, co może Ci zapewnić dokument taki jak np. umowa najmu, użyczenia czy dzierżawy.

Fakt #2 Wirtualne biuro ≠ brak fizyczności

Wbrew nazwie, większość wirtualnych biur dysponuje rzeczywistą przestrzenią – np. do odbioru korespondencji, salami spotkań czy nawet wynajmem biurka „na godziny”. Niektóre biura oferują usługi coworkingowe jako rozszerzenie pakietu, co może pomóc w rejestracji VAT.

Fakt #3 Wirtualne biuro to nie tylko adres – to zobowiązania

Jeśli firma korzystająca z wirtualnego biura nie odbiera korespondencji, może mieć poważne problemy – np. z urzędami, sądami czy kontrahentami. Brak reakcji na pismo może być traktowany jak jego doręczenie, nawet jeśli fizycznie nigdy nie dotarło do właściciela firmy. Dlatego tak ważne jest, aby korzystać z usług wyłącznie sprawdzonego dostawcy.

Mit #1 Wirtualne biuro jest nielegalne i nie można na nim rejestrować firmy

Prawda → Wirtualne biura są w pełni legalne, o ile firma zawrze odpowiednią umowę najmu, użyczenia lub inny tytuł prawny do lokalu. Adres może służyć jako siedziba działalności (w CEIDG lub KRS), nawet jeśli przedsiębiorca nie przebywa tam fizycznie.

Mit #2 Urząd skarbowy automatycznie odrzuca rejestrację VAT z adresem wirtualnym

Prawda → Nie zawsze. Rejestracja do VAT przy wirtualnym adresie jest możliwa, ale może wymagać dodatkowych wyjaśnień – np. co do faktycznego miejsca przechowywania dokumentów, wykonywania usług czy spotkań z klientami.

Mit #3 Wirtualne biuro zwalnia z obowiązku przechowywania dokumentacji firmowej

Prawda → Nie! Nawet jeśli korzystasz z wirtualnego adresu, musisz mieć miejsce, w którym przechowujesz dokumentację firmową – faktury, umowy, ewidencje podatkowe. Jeśli nie jest to adres wirtualnego biura, musisz wskazać inny (np. księgowego, własny adres domowy).