Tradycyjna przestrzeń biurowa kiedyś kojarzyła się z niekończącymi się rzędami biurek, nieprzerwanym dźwiękiem pisania na klawiaturze i pogawędkami przy kawie. Teraz biuro może być wszędzie. Można pokusić się o stwierdzenie, że to eksplozja pracy zdalnej oraz wzrost biegłości w korzystaniu z oprogramowania online sprawiły, iż popularność wirtualnych biur gwałtownie wzrosła.

Okazuje się jednak, że nie wszyscy do końca rozumieją, jak działa ta atrakcyjna alternatywa. Aby to lepiej wyjaśnić - przygotowaliśmy ten praktyczny przewodnik krok po kroku, który pomoże Ci pojąć, jak to wygląda "od kuchni".

Krok #1 Wybór dostawcy i dobór pakietu usług wirtualnego biura

Aby magia wirtualnego biura mogła stać się rzeczywistością, konieczne jest wybranie odpowiedniego dostawcy tego rodzaju usług oraz ustalenie zakresu współpracy. To, jakie warunki zostaną określone przekłada się w bezpośredni sposób na późniejsze funkcjonowanie całego procesu.

Vimar Office stawia na indywidualne podejście i elastyczność, co pozytywnie wpływa na kolejne etapy działania wirtualnego biura w praktyce właśnie. Choć w przypadku różnych firm może działać to nieco inaczej - w dalszej części przewodnika skupimy się na krokach, które są niemal stałym elementami układanki.

Krok #2 Rejestracja firmy na adres wirtualnego biura

Po podpisaniu umowy z dostawcą wirtualnego biura możesz zarejestrować swoją firmę pod adresem tego biura np. ul. Grzybowska 87, Concept Tower w przypadku Wirtualnego Biura Vimar. Taki adres jest uznawany przez urzędy i instytucje, co pozwala firmie na formalne funkcjonowanie, nawet jeśli nie posiadasz fizycznej przestrzeni biurowej.

Krok #3 Obsługa korespondencji i usługi telefoniczne

Firma zajmująca się wirtualnym biurem odbiera Twoją pocztę, a następnie przekaże ją Tobie w formie papierowej lub elektronicznej, w zależności od ustaleń. Kolejną usługą jest obsługa telefoniczna - w ramach której otrzymujesz numer telefonu firmowego, który będzie odbierany przez pracowników biura.

Po odebraniu telefonu ma miejsce ustalony scenariusz:

●       przekazanie Ci informacji dotyczących rozmowy,

●       połączenie z odpowiednią osobą w firmie,

●       przekierowanie połączenia na Twój numer telefonu.

Krok #4 Wsparcie administracyjne

W ramach wirtualnego biura możesz uzyskać pomoc w zakresie obsługi administracyjnej, jak np. przygotowywanie dokumentów, umawianie spotkań czy zarządzanie kalendarzem. W zależności od pakietu, dostawcy oferują różny zakres takich usług.

Krok #5 Usługi dodatkowe

Wiele firm oferujących wirtualne biura umożliwia dodatkowo wynajem sal konferencyjnych lub przestrzeni biurowej na godziny – stanowi to idealne rozwiązanie zawsze wtedy, gdy pojawia się potrzeba spotkania z klientem lub partnerem biznesowym.

Wyżej wymienione usługi często są jeszcze bardziej kompleksowe i elastyczne, co oznacza, że można dostosować ofertę do aktualnych potrzeb np. dokupując dodatkowe opcje takie jak księgowość, pomoc prawną czy wsparcie IT.

Co najważniejsze – cała koncepcja działania wirtualnego biura wspiera na każdym kroku zdalne zarządzanie firmą.